關于檔案管理類畢業論文提綱范文,與電子文件對現有檔案管理的影響相應策略相關畢業論文格式要求

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電子文件給傳統檔案管理提出的挑戰電子文件的出現,必然對傳統檔案管理方式、管理體制和技術環境等方面均產生重大影響.如歸檔、收集、保管、鑒定、著錄、標引等均不等于傳統做法.近年來,隨著辦公自動化(OA)和計算機輔助設計(CAD)技術的普及,人們的社會活動和科技生產活動的記錄(圖、文、聲、像)越來越多地采用電子文件形式.而且,隨著計算機發展以及應用的普及,以紙為現行文件主導介質讓位于電子文件形式是一種必然的趨勢.而電子文件的產生,又對檔案管理帶來很大的影響.

主要表現在以下幾個方面:

1.電子文件難以確認其原始性與真實性.傳統文件原始性與真實性確定的標準有兩個方面,一是通過內容與原始載體的结合來確定,另一是通過文件的固定結構與格式來確定.而電子文件內容與載體经常發生结合形式的變化,對其拷貝后的復制件與原件完全一致,另外,隨著計算機軟硬件系統的更新換代,必須將原文件在新的軟件中轉換格式,以保證其可讀性.这样一來,“原件”的概念變得難以定義.另外,從電子文件的物質結構上看,并非一目了然,通常也不被用戶所完全了解,而當人們把文件向另一種設備轉移,也就是能“閱讀”和認識物質結構的電腦,電子文件的物質結構對用戶無任何價值,文件不依靠任何特殊的存放載體.因此,電子文件的物質結構顯然不能像傳統文件那樣,成為文件原始性、真實性的重要標準了.從这种意義上講,“原件”概念的喪失,也是電子文件讀寫方式發生變化的必然.

電子文件對現有檔案管理的影響相應策略參考屬性評定
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2.電子文件的證據性難以保證.對紙質文件來說,內容的原始性是附著在形式的原始性上,借助形式的原始性來證明和確認內容的原始性.原始性體現為內容和形式的統一,原件成為集兩種原始性于一身的統一體.電子文件的內容與形式是相對獨立的,不仅內容易于修改,而且失去固定形式.因此,若電子文件要成為證據,須受到更多的審查,因為缺乏對這類標準及這類技術的有效使用方法.同時在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在著許多不確定性.為解決這一問題,各國對證據性價值或內在價值(指文件原件所持有的某種物質材料特征能夠帶來的價值)的電子文件,普遍做法是采取紙質文件和電子文件“同時服役”辦法,即在保持電子文件的同時,把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件.

3.電子文件信息容易失真,而且由于沒有“原本”或原本無法讀出,其失真程度難以核對.其一是人為破壞導致電子文件內容失真.有在編輯軟件中設置“邏輯炸彈”,導致系統運行對參數變化而改變信息的準確性,有“黑客”善意或惡意地攻擊計算機系統,修改甚至毀壞信息,其二是由于電子文件的載體和讀寫技術的不穩定性造成信息失真.一般說來,磁盤的壽命是3 ~5年,光盤也不超20~30年.載體材料的氧化和變質、磁場的影響,很容易抹去載體上存儲的數據.由于電子文件的載體對硬件和

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軟件的依賴性很強,當讀出設備或軟件早己更新多次,載體中的信息可能永遠無法讀出.即使定期對載體进行數字格式轉換,使它永不过時,但是格式轉換是丟失數據作為代價的,这样將無法保證檔案信息的完整和準確.

4.電子文件可以被高速檢索,它突破傳統檢索限制,給檢索系統建立和檢索方式帶來新的問題.在紙質文件中,利用者能獲取什么样的檢索工具,以及最終通過这些檢索工具能獲取哪些文件,是靠管理者逐步授權的.如果在上一次查尋中,沒有得到结果,會向管理者提出進一步查尋請求,從而擴大檢索范圍.而在電子文件中,借助計算機的高級運算能力和強大的邏輯判斷能力,能夠迅速、多方面地檢索到所需信息,實現全文檢索.由于電子文件的不可直讀性,在檢索過程中更需要有全面、準確的檢索項,在電子文件著錄標引中,除了《檔案著錄規則》中規定的外,還需要增加電子文件名的全稱,盤帶號以及描述文件的編排與內部結構“元數據”,描述文件形成和使用情況的“背景信息”等,同時將著錄结果輸入預告編好的數據庫供檢索之用.


檔案管理自考畢業論文怎么寫
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對電子文件對傳統檔案管理的挑戰,我們應該認真研究,采取以下相應的對策:

1.加強檔案信息化的法制建設.日益增多的電子文件因其原始性和法律效應得不到法律認可,而很難被確認為電子檔案.現代化技術的發展遠未達到而且永遠無法達到無懈可擊的地步,加密與解密技術以及病與防病毒始終是一對孿生姐妹.電子文件的復制、傳遞的高保真性,信息與載體的相分離性以及信息內容的易更改性,給電子文件歸檔和保管帶來了紙質文件所沒有的新課題.如何確立電子檔案的法律地位,仅仅通過提高加密技術增強電子文件的安全性,不是最終的解決方案.國家檔案局已經制定并經國家質量技術監督局發布了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理第二部分:光盤信息組織結構》.

2.堅持文檔一體化原則.確保電子文件的真實性.由于電子文件的內容和形式是相對獨立的,按照傳統的檔案工作模式,從電子文件的生成到歸檔有一段時間間隔,在這段時間內,任何對電子文件的惡意的或無意的刪改,都會影響文件的真實性.由于電子文件的可變性特點,檔案工作必須向前延伸到電子文件的管理,也就是由于事后管理變為適時管理,甚至是超前管理.

3.建立統一的電子文件的數據格式.根據國家檔案局頒布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》,對不同類型的檔案數據,無論采用何種管理軟件,要求尽量采用通用文件格式,文字型數據采用TXT、RT格式,掃描圖像數據采用JPEG,TIFF格式,視頻數據采用MPEG,AVl格式,音頻數據采用MP3、WAV格式.確需采用專用(非通用)格式的,應能根據需要按要求實現與通用格式之間的轉換.并对于歸檔電子文件的載體質量、規格、格式等作出統一規定,將帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久載體上,至少一式兩套,一套封存保管,一套供查閱使用.必要時復制第三套,異地保存.对于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作.

4.實行紙質和電子文件雙套歸檔.目前大部分機關將電子文件轉換成紙質文件歸檔保存,是因為在電子文件的證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在这样那樣的問題,在这些問題沒有得到有效地解決之前,紙質文件和電子文件“同時服役”的狀況存在的合理性和必要性.一方面在沒有充分的技術保障、相關立法和科學的管理制度的條件下,檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質文件,另一方面,電子文件的歸檔也有其積極的意義,这样就形成了雙套歸檔的局面.這是文件介質轉換時期不可避免的一種現象,不應看做不必要的重復.雙套歸檔帶來的直接影響是需要分别建立兩個管理系統,二者既有聯系,又各有特點,這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題.原則上電子檔案的管理應納入現行的檔案管理體系,能夠并軌的就實行并軌,比如,歸檔時間可基本相同,價值鑒定、著錄標引實行統一操作等,不能并軌的就分别操作,如分别保管、分别利用等.(作者單位:黃河檔案館)

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