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[提要] 用友ERP和手工記賬在企業中都具有非常重要的作用,如何對電算化和手工記賬进行取長補短并加以優化,使得二者完美结合,值得我們进行探討.

關 鍵 詞 :用友ERP;手工記賬;完美结合

中圖分類號:F23 文獻標識碼:A

收錄日期:2014年8月28日

一、用友ERP與手工記賬基本理論

用友ERP與手工會計作為兩種不同的記賬方法,具有如下相同點:1、系統目標一致;2、遵守會計法規和會計準則;3、遵循基本的會計理論和會計方法;4、會計基本工作要求相同;5、都必須保存會計檔案.但是二者也存在很多不同,对于不同點如何實現取長補短,使得兩種記賬達到完美结合,在企業實際中就顯得尤為重要.

二、用友ERP與手工記賬不同點及優化設置

用友ERP與手工記賬的不同主要體現為基礎設置和業務處理兩方面:

(一)基礎設置方面

1、安全設置.眾所周知,會計信息的安全性涉及到企業的機密,所以資料的保密工作必須到位,并且會計的責任分工也是非常嚴格的,誰簽字誰負責,所以相應的安全設置就顯得尤為重要.

(1)用友ERP環境下的安全設置.用友環境下,會計信息的載體以磁介質(光盤、磁盤、磁帶)存儲的數據文件為主,以計算機輸出的紙介質證、賬、表為輔.所以每一個會計人員在进行各自的業務處理時都是以設置 的方式进行安全控制.只有知道 才可以进入賬套进行業務處理.

(2)手工記賬下的安全設置.在手工狀態下,會計信息的載體為紙張,所以安全設置多為保管箱加鎖.會計人員对于會計信息的修改要做到誰修改誰簽字誰負責,修改之處加蓋个人章.

(3)安全設置的優化.用友ERP下,每个人有自己的登陸 ,會計人員是通過 进入系統进行各自的業務處理,我們知道,現在 被盜時有發生,為了使自己的業務更加安全,我們可以設置二重保護措施,比如,我們可以通過指紋確認的方式进入系統,指紋具有不可復制性,不容易被盜,这样別人就不会通過竊取 來修改自己的會計實務,加強會計工作的保密性.但是,指紋確認进入賬套进行會計處理,也存在一定的問題,比如,某會計人員由于特殊原因,不在本單位上班了,又沒来得及进行工作交接,这种情況下,他自己負責的業務別人就無法进行處理,為了避免这种情況的出現,我們可以設置備用 ,備用 可以讓財務總監擔任,但是基于會計工作的需要備用 的啟用必須至少兩個中層以上職務的人員在場才可以.

2、人員組成不同.(1)用友ERP下的人員組成.用友ERP下,會計專業人員,電子計算機軟件、硬件和操作人員組成;(2)手工記賬下的人員組成.手工記賬下,均是會計專業人員;(3)優化設置.在手工記賬下,配備專業的計算機人員,进行財務數據的EXCEL設置,既能使得用友ERP和手工記賬保持一致,又可以提高手工記賬的準確性和速度.

3.憑證格式不同

(1)用友ERP環境下憑證類別的設置.當企業選擇收、付、轉憑證類別時,其設置原理如表1所示.(表1)

從表1可以看出,收款憑證和付款憑證的限制類型為借方必有、貸方必有,也就是說,經濟業務發生時借貸方除了庫存 和銀行存款外,還可以存在其他會計科目.一個經濟業務發生只需選擇一種記賬憑證即可.

(2)手工記賬下,憑證類別的設置.當企業選擇收、付、轉憑證類別時,其設置原理如表2所示.(表2)

從表2可以看出,收款憑證和付款憑證的限制類型為借方只有、貸方只有,也就是說,經濟業務發生時借貸方只能是庫存 或者銀行存款,不会存在其他會計科目.一個經濟業務發生如果借貸方除了庫存 和銀行存款,還涉及其他會計科目時,就不能只選擇一種記賬憑證,而是需要收款憑證或者付款憑證和轉賬憑證兩類憑證才可以記錄完整.

(3)優化設置.從用友ERP和手工記賬憑證格式可以看出,对于經濟業務中借方或者貸方科目除了庫存 和銀行存款之外,還存在其他會計科目時,用友ERP只需填制一張收款或者付款憑證即可,而手工下則需要填制收款憑證和轉賬憑證或者付款憑證和轉賬憑證兩張憑證,这样容易導致用友ERP和手工兩種狀態下憑證編號不一致,对于以后手工賬和電算化賬的核對工作帶來一定的麻煩.所以我們可以將手工狀態下的憑證格式进行重新設置,使得任何經濟業務發生時,只需填制一種記賬憑證即可.

(二)業務處理方面

1.錯賬更正方法不同

(1)用友ERP的錯賬更正.用友ERP錯賬更正的一個主要特點為可以进行無痕跡修改,有痕跡修改的錯賬更正方法只能采用紅字沖銷法或補充登記法,無法采用劃線更正法.

(2)手工記賬下的錯賬更正.手工記賬下的錯賬更正只能采用有痕跡修改,無法进行無痕跡修改,有痕跡修改的錯賬更正方法可以采用紅字沖銷法或補充登記法外,還可以采用劃線更正法.

(3)優化設置.用友ERP下,可以采用無痕跡修改,這就為賬套的舞弊帶來一定的空間,所以要加強保密措施,具體可以參考前述的安全設置.為了手工和電算化的一致性,手工的錯賬更正尽量少使用劃線更正法.

2、原始憑證和記賬憑證的一體化不同.原始憑證是具有法律效率的文件,原始憑證的保管必須高度重視,同時还要有利于日后的查賬,所以其和記賬憑證的一體化程度及保管就成為會計的一項重要工作.

(1)用友ERP環境下原始憑證的位置.電算化環境下,由于記賬憑證是直接電腦錄入,記賬憑證上只顯示原始憑證的張數,并未和原始憑證粘貼在一起,原始憑證單獨保存,給查賬帶來一定的工作量.

(2)手工記賬下原始憑證的位置.手工記賬下,原

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始憑證是直接附在記賬憑證后面,二者緊密相連,查賬非常方便,并且裝訂成冊,也有利于保存.

(3)原始憑證保管優化.電算化和手工記賬并存的環境下,原始憑證附在了記賬憑證的后面,那么電算化環境下,為了能更清晰地反映原始經濟業務,可以把原始憑證进行掃描,掃描的電子版附在記賬憑證后面,原始憑證的原始版仍然要妥善保存.这样不仅可以使得電算化環境下,原始憑證和記賬憑證的一體化,又利于日后查賬工作的进行. 3、出納實務的不同

(1)用友ERP環境下出納主要工作.出納不需要登記庫存 、銀行存款日記賬,但是对于收付款憑證需要簽字,在日記賬中可以查詢該筆業務的記賬憑證,但是这些工作都需要做如下基礎設置:①出納權限設置:“總賬―憑證―出納簽字”、“總賬―憑證―查詢憑證”、“總賬―出納”、“總賬―賬表―科目賬”;②會計科目設置:將庫存 設置為日記賬,銀行存款設置為日記賬、銀行賬;將庫存 指定為 總賬科目,將銀行存款指定為銀行總賬科目,將庫存 、銀行存款指定為 流量科目.

(2)手工記賬下出納主要工作.出納主要負責收付款憑證的簽字, 日記賬、銀行存款日記賬的登記, 和銀行存款的保管工作,并做到日清月結,核對庫存 和賬面價值.

(3)優化設置.在手工記賬下,登記收付款憑證的同時,記錄相應的 流量,不仅能為日后編制 流量帶來方便,也有利于企業隨時查看 的收付情況.


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4.銷售退回類業務處理不同

(1)用友ERP環境下.在編制利潤表時,營業收入項目欄,其公式為:FS(“6001”,月,“貸”,,,,,)+FS(“6051”,月,“貸”,,,,,);營業成本項目欄,其公式為:FS(“6401”,月,“借”,,,,,)+FS(“6402”,月,“借”,,,,,).所以,銷售退回類業務發生時,采用的會計處理為紅字沖銷,这样在不需要額外處理的情況下,就能完整反映企業利潤的全貌.

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(2)手工記賬下.在手工記賬下,目前企業對銷售退回類業務的處理有紅字沖銷也有相反分錄,以相反分錄居多.在編制利潤表時,是人工进行編制,所以通過損益類科目的明細表,能自動地进行借貸方的加減處理,不会給利潤表帶來不便.

(3)優化設置.銷售退回類業務無論是紅字沖銷还是相反分錄,在手工記賬下都行得通,為了使企業手工、電算化的一體化,手工記賬下,对于銷售退回類的業務處理可以采用相反分錄的處理方法.


本篇論文來源 http://www.veescu.tw/geshi/424562.html

三、結語

在企業實際中,用友ERP和手工記賬兩種方法要进行取長補短,并加以改進,使得企業賬套既做到保密嚴格,又能进行手工賬和電算化的核對工作,提高速度和效率,做到手工、電算化的完美结合.

主要參考文獻:

[1]王新玲,陳利霞,汪剛.會計信息系統實驗教程[M].北京:清華大學出版社,2010.6.

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